knip/plak
=================================================================================
Verslag overleg 16 november 2010.
Locatie: clubgebouw Atverni, Sportpark Galecop. Nieuwegein.
Gastheer Harry Koster verwelkomt de gasten en geeft aan dat hij op de uitnodiging voor kandidaten voor de functie van coördinator pupillencompetitie één reactie heeft gehad, t.w. Henk Sjamaar van OSM’75. Met algehele stemmen wordt de voordracht aanvaard.
1. Opening en vaststellen agenda
20:00 uur. Henk opent de vergadering en heet allen welkom. Er zijn geen aanvullingen op de door Pieter Zwart (phoenix) opgestelde agenda.
2. Voorstellen deelnemers overleg.
Met uitzondering van VAV (afgemeld), Athloi, Fit, Nijkerk en U-Track is van alle deelnemende verenigingen minimaal 1 vertegenwoordiger aanwezig. Alle aanwezigen stellen zich voor en geven op verzoek van Henk aan wat haar/zijn functie binnen de vereniging is.
3. Evaluatie afgelopen seizoen
a. 4 poules systeem De organiserende verenigingen hebben het wijzigen van 3 naar 4 poules als prettig ervaren. De wedstrijden zijn hierdoor sneller geworden. De grootte van de poules is nog niet optimaal, mede doordat het vooraf ingeschatte aantal atleten niet in overeenstemming was met de werkelijke deelname.
b. Deelname van de mini’s (voortaan te noemen pupillen D) Dit heeft qua aantallen niet tot problemen geleid.
c. Finaleregeling De aanpassingen in de finaleregeling 2010 hebben niet to problemen geleid. Wel duren de prijsuitreikingen na de 3e en finalewedstrijd langer doordat nu extra pupillen D en de lange afstand gehuldigd moeten worden. Het abusievelijk ontbreken van medailles voor de 600/1000 meter bij de finale werd door Phoenix opgelost met medailles uit “eigen voorraad”.
Voorgesteld wordt om volgend seizoen alle huldigingen per categortie (dwz ploeg, individueel & langeafstand) te doen
d. Juryleden bij alle wedstrijden waren uiteindelijk voldoende juryleden aanwezig. Hulp van ouders is geen probleem. Wel wordt er op aangedrongen dat niet alleen ‘juryhulpen’, maar meer gediplomeerde juryleden worden aangemeld. Zowel bij Zuidwal als Phoenix wordt komend voorjaar weer een jurycursus algemeen gegeven. Geïnteresseerden kunnen mogelijk daarbij aanschuiven.
e. Financiële afwikkeling Ad v.d. Wiel geeft aan dat ondanks de extra 4e poule (meer prijzen/vaantjes) het seizoen positief kon worden afgesloten. Het inschrijfgeld voor komend seizoen blijft gehandhaaft op € 3 per deelnemer.
f. Verwerking uitslagen Ook dit seizoen waren er bij verschillende verenigingen problemen met WAP. De voor en tegens van WAP / Atdor / Excel werden bediscussieerd. Bernard Wouters (Trathlon) weet dat een nieuwere versie van WAP (1.61.C) bestaat waarin een aantal zaken verbeterd zijn. (opm: deze versie wordt niet door de atletiekunie ondersteund) Bernard zorgt dat deze versie op de website www.jahoma.nl/pupillen beschikbaar komt. De onbekendheid en ervarenheid met Atdor en het risico van kopieer/verplaatsingsfouten in Excel leid er toe dat besloten wordt om komend seizoen met WAP 1.61C te werken.
De verwerking van de resultaten door Pieter hebben verder geen problemen gegeven.
4. Bespreken reglement
Voorstel aanpassing programm door B. Wouters.
Bernard licht de 2 varianten van zijn voorstel toe. Reden is om in het programma wat meer variatie aan te brengen en qua onderdelen iets aantrekkelijker te maken voor de oudste groepen. Na enige discussie wordt gestemd. Geen van beide varianten hebben duidelijke voorkeur. Henk neemt de beslissing om komend seizoen variant 2 in te voeren. Hij zal dit in de aanvullende bepalingen 2011 verwerken.
5. Vaststellen data en organisatie wedstrijden
Rekening houdend met overige competities zijn navolgende data en organiserende verenigingen afgesproken.
ronde 1 9 april Atverni; Spirit; GAC en Almere of Clytoneus
ronde 2 21 mei Altis; Pijnenburg; Almere of Clytoneus en Phoenix
ronde 3 25 juni Zuidwal; Hellas; VAV en FIT.
(opm: FIT en VAV waren niet aanwezig bij het overleg maar hebben positief gereageerd op het verzoek een wedstrijd op 25 juni te organiseren)
finale 17 september Triathlon.
Op basis van de aantallen deelnemers van seizoen 2010 is door Henk navolgende pouleindeling uitgewerkt. De verwachtte aantallen liggen tussen 250 en 265 atleten per poule.
Organiserende verenigingen zijn vetgedrukt
| Speeldata | poule 1 | poule 2 | poule 3 | poule 4 |
| 9 april 2011 | Atverni | Spirit | GAC | Almere |
| 21 mei | Pijnenburg | Altis | Clytoneus | Phoenix |
| 25 juni | VAV | Zuidwal | FIT | Hellas |
| Triathlon | U-track | Zeewolde | Tempo | |
| Nijkerk | BAV | OSM | Athloi | |
| 17 september | AV Triathlon | |||
Opgeven van atleten via A-formulier (te downloaden op website)
6. Rondvraag
* uitgifte diploma’s na wedstrijden: om na het laatste onderdeel de druk bij de wedstrijdsecretariaten te verlichten wordt afgesproken wordt dat organiserende verenigingen blanko diploma’s met een uitslagenlijst aan de bezoekende verenigingen mogen mee geven.
7. Sluiting
Henk sluit om 21:45 uur het overleg.
Jan Hoogma laat daarna aan geïnteresseerden het door hem ontwikkelde tijdwaarnemingssyteem zien.
=================================================================================
de door Alice geconstateerde fout in het beriicht is inmiddels gecorrigeerd.
Mini’s doen GEEN estafette.
groet, Henk